内部事務効率化事業 　　安八町DX化推進事業（自治体業務AIサービス）の導入について

事業の実績

（1）実施内容

〇実施内容の概要

紙媒体による申請受付、アンケート集計、検診記録、出動記録等をシステム化し、業務の効率化を図る。NaNaTsu　Professionalシステム（AI-OCR,RPA）による事務の一部オートメーション化を実施する。住民の待ち時間の削減や職員対応の質向上による窓口サービスの満足度向上を目指す。
なお、本事業はぎふ地域DX推進補助金を受けて実施する。

〇導入（実証実験）したシステム・サービスの内容

　職員が紙を目視で確認し、PC 画面に入力する繰り返し作業を AI OCR と RPA を用いることでPCのみで自動入力処理を行う。 

〇事業実施経過

令和5年　6月　6日　選定結果（通知）
令和5年　9月15日　補正予算議決
令和5年　9月29日　業者決定
令和5年11月　1日　導入研修会開催
令和5年11月20日から令和6年1月19日　シナリオ作成支援

・事業実施時期
　予算措置・業者決定までに時間を要したため事業期間が変更となった。
・シナリオ作成支援
　事業期間が短縮しため、職員がシステムを運用する期間が短くなったため、支援回数を増やし導入効果を高めることとした。
・支援業務の変更　　
　家庭庭調査表入力支援業務　　　担当者が業者支援を受けながら作成した。
　放課後児童クラブ入園申込業務　担当者が業者支援を受けながら作成した。
　こども園入園申込業務　　　　　業務内容が複雑であり、別業務に変更した。
　　↓
　臨時給付金受付処理業務　　　　担当者が業者支援を受けながら作成した。
　職員休暇届処理業務　　　　　　業務内容が簡素で内製することした。
　　↓
　入札参加資格受付処理業務　　　担当者が業者支援を受けながら作成した。
　　　　　　　　　　　　　　　　※2月受付申請書より稼働済

（2）成果および今後の展開

〇事業の成果・効果

【業務改善】

RPAツールの利用による業務プロセスの見直しおよび自動化を実施することで、対象業務において年間12．2日分の時間創出が見込まれる。

※年間削減時間（1日あたり7時間45分で算出）

・入札参加：約72時間(9日分)
・臨時給付金受付：約11時間(1．4日分)
・助成金申請：約5時間(0．6日分)
・児童クラブ：約9．3時間(1．2日分)　　

【正確性の確保】

紙媒体（申請書類）のデータを人がシステムに投入するため、人に起因する投入誤りが発生する要素があり職員様が申請内容確認とは別に入力確認したうえで正確性を確保していた。AIOCRとWinActorを組み合わせて利用することで、紙媒体のデータをCSVファイル形式の電子データに変換しシステムへ投入をWinActor（ロボット）が実行することで、人に起因する投入誤りがなくなり、入力確認が不要かつ正確性の確保が可能。

【職員での内製】

簡素な仕組みでシナリオ作成が可能なため、職員自ら業務改善に努める意識を持つことができ、同時に業務改善を実現できた。

〇今後の展開

【省力化】

RPAシナリオの汎用性を活かし、庁内で類似した業務を実施している他課へシナリオを展開することで少しの変更で流用することが可能となり、シナリオ作成の省力化と効果の拡大を図る。

今回支援をうけた職員より、他の職員に作成方法を展開し、シナリオの内製化が広がるように職員研修等を継続して行う。

この「内部事務効率化事業安八町DX化推進事業（自治体業務AIサービス）」は、岐阜県からのぎふ地域DX推進補助金を受けています。

　令和6年3月1日　　安八町長